广州软件学院
《国家学生体质健康标准》测试数据上报与档案管理制度
第一章 总则
第一条 目的与依据
为规范我校学生体质健康测试（以下简称“体测”）数据的管理工作，确保数据采集的真实、准确、完整，按时完成向教育部“国家学生体质健康标准数据管理系统”的上报任务，并建立科学、系统的学生体质健康档案，依据《国家学生体质健康标准（2014年修订）》及教育部、省教育厅相关文件要求，结合我校实际情况，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于我校所有全日制在校本科生的体测数据管理。数据管理活动包括数据的采集、审核、录入、汇总、上报、分析、归档、查询与使用等全过程。
第三条 管理原则
体测数据管理遵循“统一标准、分级负责、谁采集谁负责、准确及时、安全保密”的原则。
第二章 组织管理与职责分工
第四条 责任主体
学校体测工作领导小组是数据上报与档案管理的最高责任机构。体育教研室为牵头执行部门，负责具体实施。各相关单位职责如下：
1.体育教研室（体测中心）：
(1) 负责制定年度测试方案，召集相关会议部署测试。
(2) 负责对原始测试成绩进行初步审核与整理。
(3) 指定专人（数据管理员）负责数据的电子录入、校级汇总与校验。
(4) 负责在规定时间内完成教育部系统的在线填报工作。
(5) 负责将最终数据及相关材料整理、立卷、归档。
2.教务处：
(1) 提供准确的在校学生基本学籍信息（姓名、学号、身份证号、班级、学院等），作为数据上报的基准名单。
(2) 协助将体测成绩纳入学生学业成绩管理系统，并与毕业资格审核挂钩。
3.各院系：
(1) 负责通知、组织本院学生测试并录入数据。
(2) 负责核对本院系学生名单，协助处理因学籍变动（如转专业、休学、复学、入伍、交换等）导致的数据异常问题。
(3) 收集免测名单、保管免测申请材料。
(4) 负责向学生传达数据相关事宜。
4.校医院：
负责出具和审核免予执行体测学生的医疗证明。
第三章 数据上报工作流程
第五条 数据采集与审核
数据采集：测试人员须在现场使用统一表格或电子设备如实记录学生成绩。
数据审核：测试结束后，须对原始记录表的完整性、规范性进行审核。重点核查成绩是否存在逻辑错误（如身高体重比例失调）、字迹是否清晰、有无缺项漏项。
第六条 数据录入与校验
1.数据录入：数据管理员根据审核无误的原始数据，准确录入到校级体测数据管理模板或系统中。录入工作必须实行双人复核制，即一人录入，另一人独立复核，确保录入无误。
2.数据校验：在上报前，数据管理员必须利用系统校验功能或人工逻辑检查，对全部数据进行全面校验，确保学号与身份证号匹配、学院班级信息准确、成绩在合理范围内。
第七条 数据上报
1.上报时限：严格按照教育部和省教育厅规定的每年上报截止日期，提前至少5个工作日完成校内全部数据准备工作，并成功上报至国家系统。
2.上报内容：确保上报数据100%覆盖所有应测学生（含免测、缓测、缺勤学生），上报率必须达到100%。
3.上报确认：上报成功后，须从系统下载打印上报成功的确认函，作为重要档案保存。
第四章 档案管理
第八条 归档范围
体测档案分为电子档案和纸质档案，均应归档保存。
1.电子档案：最终上报教育部系统的完整数据包（.dbf或.xml格式）、校级备份数据文件、学生体测成绩电子汇总表。
2.纸质档案：原始测试成绩记录表（经学生签字确认）；免予执行体测申请表及相关医疗证明复印件；缓测申请审批表。数据上报成功确认函；重要事项的请示、批复等文件。
第九条 归档时限与保存期限
归档时限：每学年体测数据上报工作全部完成后一个月内，由数据管理员完成本年度所有档案的整理立卷工作。
保存期限：
永久保存：年度上报数据包（电子版）、数据上报确认函、年度工作总结。
保存至学生毕业后五年：学生个人原始测试记录表、免测/缓测申请材料等，以备核查。
第十条 档案使用与保密
数据使用：体测数据主要用于学校掌握学生体质健康状况、进行教学评估、开展科学研究以及学生毕业、评优等。未经批准，任何部门和个人不得将数据用于商业目的或随意公开。
查询权限：学生可通过教务系统查询个人成绩。学院管理人员可查询本院学生整体情况及明细。跨学院或大规模数据调取需经体测工作领导小组审批。
保密要求：所有接触数据的人员须严格遵守保密规定，不得泄露学生个人敏感信息。
第五章 责任追究
第十一条 对因工作失误导致数据上报延误、数据严重错漏、档案遗失或泄露学生隐私的部门及个人，学校将视情节轻重追究其相应责任。
第六章 附则
第十二条 本制度由学校体测工作领导小组负责解释。
第十三条 本制度自发布之日起施行。此前相关规定凡与本制度不一致的，以本制度为准。
编制部门：体育教研室
审核部门：学校体测工作领导小组
发布日期：2021年9月1日
